Номенклатура дел кадровой службы должна включать следующие типы дел:
1. Личные дела сотрудников:
— анкеты сотрудников (заполненные в момент приема на работу);
— копии паспортов и других документов, удостоверяющих личность;
— трудовые договоры и приложения к ним;
— копии документов об образовании, профессиональных квалификациях и сертификатах;
— личные данные (адрес, телефон и т. д.);
— первичные медицинские справки;
— документы, связанные с вознаграждением и оплатой труда.
2. Дела по подбору и набору персонала:
— резюме и анкеты кандидатов на вакансии;
— результаты собеседований и оценки кандидатов;
— письма с приглашением на собеседование или отказа;
— отчеты о результатах отбора и принятых решениях.
3. Командировочные дела:
— заявки на командировку;
— приказы о командировке;
— документы, связанные с перелетом, проживанием и диемами.
4. Дела по обучению и развитию персонала:
— планы обучения и развития сотрудников;
— программы и материалы обучающих мероприятий;
— удостоверения и сертификаты о прохождении обучения.
5. Дела по кадровому учету:
— кадровые карточки сотрудников;
— кадровые приказы (на прием, увольнение, перемещение и т. д.);
— трудовые книжки и их копии;
— отчеты о движении персонала.
Помимо этого, будьте внимательны и добавьте следующие полезные советы:
— Документы следует организовать в соответствии с единой системой нумерации и именования для удобства поиска и архивации.
— Регулярно обновляйте номенклатуру дел в соответствии со сменой должности, функций и требований к учету кадров.
— Обеспечьте конфиденциальность информации в делах сотрудников и соблюдайте законодательство о защите персональных данных.
— Поддерживайте актуальность данных в личных делах, включая информацию о контактах, изменении адреса, образования, профессиональном росте и т. д.
— Периодически аудируйте и архивируйте устаревшие документы, соблюдая правила хранения и сроки хранения документов.
— В случае изменения законодательства или требований к документообороту регулярно обновляйте номенклатуру дел и документацию в соответствии с новыми правилами.
— Используйте электронные системы учета и архивирования документов для повышения эффективности работы и интеграции с другими системами организации.